organizarea firmei

ORGANIZAREA FIRMEI “Păstrez şase slujitori cinstiţi Ei m-au învăţat tot ceea ce ştiu; Numele lor sunt Ce şi De ce şi Când Şi Cum şi Unde şi Cine” Rudyard Kipling “O structură greşită este garanţia rezultatelor nule” Peter F. Drucker ORGANIZAREA FIRMEI Organizarea procesuală Organizarea structurală Elaborarea structurii organizatorice Tipuri de structuri organizatorice Tipuri de organigrame Regulamentul de organizare şi funcţionare ORGANIZAREA PROCESUALĂ Definire: Organizarea = descompunerea firmei în elementele componente ale procesului de producţie, analiza acestora în vederea recompunerii lor în raport cu anumite criterii economice, tehnice şi de personal în vederea realizării obiectivelor stabilite în condiţii de eficienţă sporită Organizarea procesuală = organizarea ansamblului de procese de muncă ce se desfăşoară în cadrul firmei 1. Elementele organizării procesuale Funcţiunea Activitatea Atribuţia Sarcina Operaţia Funcţiunea = ansamblul activităţilor omogene sau complementare desfăşurate de personalul de o anumită specialitate, folosind metode şi tehnici specifice pentru realizarea obiectivelor derivate de gradul I. 1. Elementele organizării procesuale Activitatea = atribuţii omogene îndeplinite de personalul ce posedă cunoştinţe de specialitate dintr-un domeniu mai restrâns pentru realizarea obiectivelor derivate de gradul II. Atribuţia =munci executate sistematic/periodic de personalul cu cunoştinţe specifice unui domeniu restrâns şi care concură la realizarea unui obiectiv specific. 1. Elementele organizării procesuale Sarcina = o parte elementară a unui proces de muncă ce priveşte îndeplinirii unui obiectiv individual, repartizat unei singure persoane. Operaţia = cel mai simlu element în care se descompune procesul de muncă. Ea se execută într-un timp normat la un loc de muncă anume. 2. Funcţiunile firmei Nu prezintă aceeaşi intensitate de manifestare în fiecare etapă de dezvoltare şi sunt: Cercetare-dezvoltare Producţie Comercială Financiar-contabilă Personal 1. Funcţiunea de cercetare-dezvoltare Ansamblul activităţilor care se desfăşoară în cadrul firmei în vederea realizării obiectivelor din domeniul producerii de noi idei şi transformării ideilor în noutăţi utile dezvoltării în viitor a acesteia. Are un caracter complex şi se manifestă în toate domeniile. 1. Funcţiunea de cercetare-dezvoltare Activităţi: Cercetarea ştiinţifică, ingineria tehnologică şi introducerea progresului tehnic Investiţii şi construcţii Organizarea producţiei şi a muncii Obiectiv = economisirea resurselor de muncă, materiale, financiare şi de energie 2. Funcţiunea de producţie Ansamblul activităţilor de bază, auxiliare şi de servire prin care se realizeză obiectivele din domeniul fabricării produselor, executării lucrărilor şi prestării serviciilor din cadrul firmei. Activităţi: Fabricarea sau exploatarea Controlul tehnic de calitate Întreţinerea şi repararea utilajelor Producţia auxiliară 3. Funcţiunea comercială Activităţile menite să concure la realizarea obiectivelor din domeniul stabilirii legăturilor firmei cu mediul ambiant în vederea procurării mijloacelor necesare şi desfacerii produselor, serviciilor şi lucrărilor care fac obiectul de bază al unităţii. 3. Funcţiunea comercială Activităţi: Aprovizionarea tehnico-materială Desfacerea Marketingul 4. Funcţiunea financiar-contabilă Activităţile prin care se realizeză obiectivele privind obţinerea şi folosirea mijloacelor financiare necesare firmei, precum şi înregistrarea şi evidenţa în expresie valorică a fenomenelor economice din organizaţie. Activităţi: Activitatea financiară Activitatea contabilă 5. Funcţiunea de personal Ansamblul activităţilor desfăşurate în cadrul firmei pentru realizarea obiectivelor din domeniul asigurării şi dezvoltării potenţialului uman necesar Activităţi: Planificarea personalului Recrutarea şi selecţia personalului Perfecţionarea personalului Motivarea şi salarizarea personalului Protecţia personalului ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Ansamblul personalului, al obiectelor muncii, al mijloacelor de muncă şi al relaţiilor ce se stabilesc între ele în vederea realizării obiectivelor stabilite. Organizarea formală (structura organizatorică) Organizarea informală Structura organizatorică Scheletul firmei Are 2 părţi: Structura de conducere sau funcţională Structura de producţie sau operaţională Structura de conducere = persoanele, compartimentele şi relaţiile organizaţionale constituite şi plasate astfel încât să asigure condiţiile necesare desfăşurării procesului managerial şi al proceselor de execuţie Structura organizatorică Structura de producţie = ansamblul persoanelor, compartimentelor şi relaţiilor organizaţionale constituite în scopul realizării directe a obiectului de activitate al firmei. Ambele structuri au ca elemente primare următoarele: Postul, Funcţia, Compartimentul, Nivelul ierarhic, Ponderea ierarhică şi Relaţiile organizatorice. Postul Obiectivele, sarcinile, competenţele şi responsabilităţile desemnate pe un interval de timp unui angajat al firmei. Competenţa organizaţională = autoritatea formală (ierarhică sau funcţională) Autoritatea profesională Responsabilitatea = obligaţia de a indeplini anumite sarcini sau atribuţii, de a realiza obiectivele individuale Triunghiul de aur al managementului Funcţia Factorul de generalizare al unor posturi asemănătoare din punct de vedere al ariei de cuprindere a autorităţii şi responsabilităţii. Funcţii de conducere/de execuţie Compartimentul Unitatea structurală alcătuită dintr-un număr de persoane subordonate unei autorităţi unice şi care execută în mod permanent anumite activităţi precis determinate. După modul de participare la actul de conducere: De comandă De stat major De execuţie După modul de exercitare a autorităţii Ierarhice Funcţionale Nivelul ierarhic Poziţia succesivă faţă de organul suprem de conducere Factori: Dimensiunea întreprinderii Diversitatea activităţilor Complexitatea şi tipul producţiei Dispersarea teritorială a subunităţilor Competenţa cadrelor Piramida ierarhică: înălţime şi bază Relaţia înălţime - delegare Ponderea ierarhică Numărul de persoane conduse direct şi nemijlocit de către un şef. Factori de influenţă: Natura şi complexitatea sarcinilor-variaţie pe orizontală şi pe verticală Nivelul de pregătire şi capacitatea organizatorică a cadrelor Posibilitatea de percepere şi prelucrare a informaţiei Dispersarea teritorială a obiectivelor conduse 4-6 subordonaţi la niveluri ierarhice superioare 20-30 subordonaţi la niveluri ierarhice inferioare Relaţiile organizatorice Contactele care se stabilesc între funcţiile şi compartimentele aparatului de conducere. Din punct de vedere al structurii de conducere: Relaţii de autoritate Relaţii de cooperare Relaţii de control Relaţii de reprezentare Relaţiile de autoritate Sunt instituite de conducerea firmei prin acte sau norme care atrag după sine obligativitatea exercitării lor. Pot fi: Relaţii de autoritate ierarhică Relaţii de autoritate funcţională Relaţii de autoritate de stat major Relaţiile de cooperare preponderent neformale au caracter facultativ Se manifestă pe orizontală între persoane sau compartimente aflate pe acelaşi nivel ierarhic Pot fi: de colaborare şi de consultare Relaţiile de control – se stabilesc între anumite persoane care efectuează controlul şi persoanele controlate. Relaţiile de reprezentare – se stabilesc între anumite persoane (lideri) şi conducerea firmei. ORGANIZAREA INFORMALĂ Ansamblul grupurilor şi al relaţiilor interumane stabilite spontan între membrii unei organizaţii, orientate spre satisfacerea unor interese personale. Grupul informal – roluri – lider Relaţiile informale pot fi: De tip şuviţă De tip margaretă Necoerente De tip ciorchine Relaţii de tip şuviţă Relaţii de tip margaretă Relaţii necoerente Relaţii de tip ciorchine 3 ELABORAREA STRUCTURII ORGANIZATORICE DE CONDUCERE Principii de structurare organizatorică Principiul managementului participativ Principiul supremaţiei obiectivelor Principiul unităţii de decizie şi acţiune Principiul apropierii managementului de execuţie Principiul interdependenţei minime Principii de structurare organizatorică (continuare) Principiul permanenţei managementului Principiul drumului informaţional minim Principiul definirii armonizate a posturilor şi funcţiilor Principiul concordanţei dintre cerinţele postului şi caracteristicile titularului Principiul formării de echipe intercompartimentale Principiul flexibilităţii Principiul reprezentării structurii 3 ELABORAREA STRUCTURII ORGANIZATORICE DE CONDUCERE ETAPE Analiza profundă a obiectivelor firmei Stabilirea şi delimitarea cât mai analitică a activităţilor ce trebuie realizate Determinarea volumului de muncă necesar pentru realizarea fiecărei activităţi Stabilirea compartimentelor în care se va realiza fiecare activitate Stabilirea legăturilor între compartimentele de pe toate nivelurile ierarhice Întocmirea organigramei Elaborarea regulamentului intern de organizare Evaluarea eficienţei structurii 4. TIPURI DE STRUCTURI ORGANIZATORICE DE MANAGEMENT STRUCTURA IERARHIC – LINIARĂ STRUCTURA FUNCŢIONALĂ STRUCTURA MIXTĂ (IERARHIC-FUNCŢIONALĂ) STRUCTURA IERARHIC - LINIARĂ STRUCTURA IERARHIC - LINIARĂ Avantaje: Sisteme de comunicaţii rapide în ambele sensuri Autoritatea şi răspunderea sunt clar definite Schemele organizatorice sunt simple şi nu necesită specialişti Operativitatea adoptării deciziilor Sunt excluse contradicţiile STRUCTURA IERARHIC - LINIARĂ Dezavantaje: Circulaţie greoaie a informaţiilor în plan orizontal Şeful trebuie să aibă o pregătire multilaterală Favorizează apariţia inerţiei legată de adaptarea la o situaţie nouă STRUCTURA FUNCŢIONALĂ STRUCTURA FUNCŢIONALĂ Avantaje: Pune în valoare cunoştinţele specialiştilor Nu este nevoie de un număr mare de conducători compleţi Asigură competenţă mare în luarea deciziilor Grupele de muncă sunt alcătuite strict pe criterii profesionale STRUCTURA FUNCŢIONALĂ Dezavantaje: Se încalcă principiul unicităţii conducerii şi răspunderii Creşte complexitatea legăturilor dintre compartimente şi persoane Defavorizează formarea unor cadre cu vederi de sinteză Se diluează responsabilitatea STRUCTURA MIXTĂ STRUCTURA MIXTĂ Avantaje: Asigură încărcarea mai echilibrată a funcţiilor de conducere Asigură promovarea muncii de concepţie Dezavantaje: Poate genera confuzii Legături complicate între compartimetele ierarhice şi cele funcţionale Limitează activitatea experţilor în aplicarea recomandărilor Pretinde o delimitare clară şi completă a competenţelor şi răspunderilor 5. TIPURI DE ORGANIGRAME Organigrama are ca obiectiv punerea în evidenţă a următoarelor elemente: -a funcţiilor, a întinderii lor şi a repartizării între diferite servicii operaţionale a funcţiilor; -a responsabilităţilor serviciilor cu nivelul lor ierarhic, numele şi întinderea autorităţii; -a relaţiilor (legăturilor) serviciilor care pot fi ierarhice sau funcţionale Organigrama este în acest fel deopotrivă un element de informare şi de analiză, respectiv de studiu. 5. TIPURI DE ORGANIGRAME În raport de modul lor de construcţie, organigramele pot fi: rectangulare (verticale sau orizontale) circulare Organigrama rectangulară verticală este o construcţie grafică în care nivelurile ierarhice sunt ordonate de sus în jos, iar legăturile ierarhice sunt redate prin linii continue 5. TIPURI DE ORGANIGRAME Organigramele verticale în raport de numărul de subordonaţi ce revin unui conducător pot fi: -organigrame de tip grilă; -organigrame de tip evantai. 5. TIPURI DE ORGANIGRAME Organigrama orizontală are unele avantaje faţă de reprezentarea verticală: -respectă sensul normal de scriere şi citire de la stânga la dreapta; -ilustrează clar diferitele niveluri de organizare; -indică lungimea relativă a competenţei ierarhice; -este mai simplă şi mai compactă, redând sugestiv complexitatea structurii de conducere. 5. TIPURI DE ORGANIGRAME Organigrama circulară nu prezintă avantaje deosebite fiind incomodă sub toate aspectele. Se poate utiliza în mod deosebit pentru întreprinderile cu un grad mic de organizare Organigrama circulară 6. Regulamentul de organizare şi funcţionare Structura şi conţinutul regulamentului de organizare şi funcţionare se referă la următoarele: Organizarea unităţii Structura organizatorică Atribuţii şi sarcini Conducerea unităţii Dispoziţii finale 6. Regulamentul de organizare şi funcţionare ROF trebuie să precizeze următoarele: conturarea şi definirea unităţilor structurale şi a posturilor; ordinea ierarhică a acestora legăturile existente între elementele structurii; principalele funcţiuni ale componentelor fiecărui organism al întreprinderii; atribuţiile fiecărui şef şi posibilităţile de delegare a autorităţii; pe cine înlocuieşte şi de cine este înlocuit fiecare şef; circuitele şi fluxurile informaţionale ale acţiunilor executate.