organizarea firmei

Capitolul 5 Organizarea procesuală și structurală a firmei ORGANIZAREA PROCESUALĂ ȘI STRUCTURALĂ A FIRMEI Organizarea procesuală Organizarea structurală Elaborarea structurii organizatorice de management Tipuri de structuri organizatorice de management Tipuri de organigrame Regulamentul de organizare și funcționare Organizarea Organizarea 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ Funcțiunea de Cercetare-dezvoltare DEF: ansamblul activităților care se desfășoară în cadrul firmei în vederea realizării obiectivelor din domeniul producerii de noi idei și transformării ideilor în noutăți utile dezvoltării în viitor a acesteia. Importanța – necesitatea adaptării permanente Lipsa cercetării VS. exagerarea cercetării 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ Funcțiunea de Cercetare-dezvoltare Activități: cercetarea științifică, ingineria tehnologică și introducerea progresului tehnic Investiții și construcții organizarea producției și a muncii 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ Funcțiunea de Producție DEF: Funcțiunea de producție reprezintă ansamblul activităților de bază, auxiliare și de servire (anexe) prin care se realizează obiectivele din domeniul fabricării produselor, executării lucrărilor și prestării serviciilor din cadrul firmei. 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ Funcțiunea de Producție Activități: Fabricația sau exploatarea Controlul tehnic de calitate al materiilor prime, semifabricatelor și subansamblelor pe întregul flux de fabricație, precum și al produselor finite Întreținerea și repararea utilajelor Producția auxiliară Exagerarea funcțiunii de producție – supraproducție, producție peste nivelul cererii 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ Funcțiunea Comercială Activități principale: aprovizionarea tehnico-materială, menită să asigure în mod complet, complex și la timp mijloacele de producție necesare; desfacerea, vizând livrarea produselor, serviciilor și lucrărilor; marketingul, având drept scop crearea și descoperirea necesităților consumatorilor în vederea orientării producției proprii spre satisfacerea acestor necesități. Abordarea occidentală VS abordarea românească 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ Funcțiunea Financiar-Contabilă DEF: ansamblul activităților privind obținerea și folosirea mijloacelor financiare necesare firmei, precum și înregistrarea și evidența în expresie valorică a fenomenelor economice din cadrul firmei. Rol preponderent static 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ Funcțiunea Financiar-Contabilă Activități: activitatea financiară, care se referă la obținerea și folosirea rațională a mijloacelor financiare necesare firmei; activitatea contabilă, care vizează înregistrarea și evidența în expresie valorică a fenomenelor din cadrul firmei. 1. ORGANIZAREA PROCESUALĂ Funcțiunea de Personal Funcțiunea de personal cuprinde ansamblul activităților din domeniul asigurării și dezvoltării potențialului uman necesar. Activități: planificarea, recrutarea, selecția, perfecționarea, motivarea, salarizarea, dezvoltarea carierei și protecția personalului. Abordarea occidentală (Resurse Umane) VS abordarea românească (Personal) 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică Structura organizatorică = scheletul firmei DEF: ansamblul persoanelor, subdiviziunilor organizatorice și al relațiilor dintre acestea, constituite în așa fel încât să asigure premisele organizatorice adecvate îndeplinirii obiectivelor stabilite 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică Structura organizatorică (2 componente): Structura de conducere sau funcțională (persoane, compartimente și relații – desfășurarea procesului managerial și a proceselor de execuție) Structura de producție sau operațională (persoane, compartimente și relații constituite în scopul realizării directe a obiectului de activitate al firmei) 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică - ELEMENTE Postul - ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competențelor și responsabilităților desemnate pe un interval de timp unui membru al firmei. Competența organizațională sau autoritatea formală a postului - dreptul de a acționa în vederea realizării obiectivelor individuale și a executării atribuțiilor. Autoritatea ierarhică acționează asupra persoanelor Autoritatea funcțională se exercită asupra unor activități Competență sau autoritate profesională - nivelul de pregătire și experiența. 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică - ELEMENTE Responsabilitatea este obligația de a îndeplini anumite sarcini sau atribuții, de a realiza obiectivele individuale ce revin fiecărui post. 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică - ELEMENTE Funcția constituie factorul de generalizare al unor posturi asemănătoare din punctul de vedere al ariei de cuprindere a autorității și responsabilității. De conducere De execuție Compartimentul - număr de persoane subordonate unei autorități unice și care execută în mod permanent anumite activități precis determinate. 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică - ELEMENTE Compartimentele: Compartimentul de comandă - decizii privind activitatea ce se desfășoară în firmă Compartimentul de stat major – pregătește elementele necesare procesului de luare a deciziilor de către compartimentul de comandă. Compartimentul de execuție - pune în practică deciziile luate de compartimentele de comandă. Compartimente: Ierarhice și funcționale 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică - ELEMENTE Nivelul ierarhic – poziția succesivă față de organul superior de conducere a tuturor posturilor de conducere ale diferitelor compartimente situate pe aceeași linie ierarhică. Numărul nivelurilor ierarhice depinde de: Dimensiunea firmei; diversitatea activităților; complexitatea producției; tipul producției; dispersarea teritorială a subunităţilor; competenţa cadrelor. 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică - ELEMENTE Piramida ierarhică – totalitatea posturilor situate pe diferite niveluri ierarhice Piramida aplatizată Avantaje: asigură apropierea conducerii de producție (execuție); asigură operativitatea și rapiditatea luării deciziilor; asigură o operativitate mai mare a sistemelor informaționale; presupune cheltuieli mai mici cu aparatul de conducere. 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică - ELEMENTE Piramida aplatizată Dezavantaje: Crește dificultatea cuprinderii ansamblului problemelor; Crește încărcarea excesivă a personalului de conducere; Deciziile pot avea într-o măsură mai mare elemente subiective, fapt care poate să conducă la o centralizare excesivă. 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică - ELEMENTE Ponderea ierarhică (norma de conducere) - numărul de persoane conduse nemijlocit de către un cadru de conducere. Variază pe orizontala și pe verticala piramidei ierarhice Ponderea ierarhică optimă: 4-6 persoane la nivelurile superioare, 20-30 persoane la nivelurile ierarhice inferioare 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică - ELEMENTE Relațiile - contactele care se stabilesc între funcțiile și compartimentele aparatului de conducere în procesul desfășurării activității acestora. Relațiile de autoritate sunt cele instituite de conducerea firmei prin acte sau norme care atrag după sine obligativitatea exercitării lor: Relații de autoritate ierarhică; Relații de autoritate funcțională; Relații de autoritate de stat major. 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Structura organizatorică - ELEMENTE Relațiile de cooperare - se manifestă pe orizontală între compartimente sau persoane situate pe același nivel ierarhic. Relațiile de control sunt relațiile care se stabilesc între anumite persoane care efectuează controlul și personalul firmei care este controlat. Relațiile de reprezentare sunt acele relații ce se stabilesc între anumite persoane (lideri) și conducerea firmei. 2. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Organizarea informală Organizarea informală este formată din ansamblul grupurilor și al relațiilor interumane stabilite spontan între membrii unei organizaţii, orientate spre satisfacerea unor interese personale. Unitatea structurală – grupul informal Rolul – corespondentul postului din organizarea formală Leaderul informal ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Organizarea informală Tipuri de relații informale: ORGANIZAREA STRUCTURALĂ Organizarea formală vs. Organizarea informală 3. Elaborarea structurii organizatorice de management Principii de structurare organizatorică: Principiul supremaţiei obiectivelor Principiul specializării Principiul economiei de legături Principiul economiei de personal Principiul unității de comandă Principiul apropierii conducerii de execuţie Principiul flexibilității Principiul managementului participativ Principiul permanenţei managementului Principiul definirii armonizate a posturilor şi funcţiilor Principiul concordanţei dintre cerinţele postului şi caracteristicile titularului + ETAPELE pg.137 4. Tipuri de structuri organizatorice de management După modul de subordonare: 1. structura ierarhic-liniară, 2. structura funcţională şi 3. structura ierarhic-funcţională (mixtă). 4. Tipuri de structuri organizatorice de management Avantaje: sistemele de comunicaţii sunt eficiente; prin numărul redus de membri autoritatea şi răspunderea sunt bine definite; nu apare necesitatea solicitării specialiştilor în stabilirea schemelor organizatorice, acestea fiind destul de simple; posibilitatea elaborării operative a celor mai corespunzătoare decizii; sunt excluse contradicţiile. 4. Tipuri de structuri organizatorice de management Dezavantaje: o circulaţie greoaie a informaţiilor pe plan orizontal; nu se permite atragerea personalului în activităţile specializate, fundamentale, şeful trebuind să aibă o pregătire multilaterală; favorizează apariţia inerţiei legată de adaptarea la o situaţie nouă. 4. Tipuri de structuri organizatorice de management Structura funcţională – F. Taylor Conducătorilor li se cere în primul rând o competenţă profesională superioară ca nivel, dar limitată ca domeniu şi numai în subsidiar calităţi de manageri şi cunoştinţe de sinteză. 4. Tipuri de structuri organizatorice de management Avantaje pune în valoare a cunoștințele specialiștilor număr mic de conducători compleți - o competență mare în luarea deciziilor. Dezavantaje: se încalcă principiul unicității conducerii și răspunderii; creşte complexitatea legăturilor între compartimete și persoane; se diluează responsabilitatea. 4. Tipuri de structuri organizatorice de management Structura ierarhic-funcţională (mixtă) Cea mai des întâlnită 4. Tipuri de structuri organizatorice de management Avantaje: asigură încărcarea mai echilibrată a funcţiilor de conducere; asigură promovarea muncii de concepţie; din punct de vedere teoretic înlătură dezavantajele tipurilor clasice. Dezavantaje: se poate ajunge la confuzii; prezintă legături complicate între compartimetele ierarhice şi cele funcţionale; pretinde o delimitare clară şi completă a competenţelor şi răspunderilor. 5. Tipuri de organigrame Reprezentarea grafică a structurii de conducere este denumită organigramă. Organigrama are ca obiectiv punerea în evidenţă a următoarelor elemente: a funcţiilor; a responsabilităţilor serviciilor cu nivelul lor ierarhic, numele şi întinderea autorităţii; a relaţiilor (legăturilor) serviciilor care pot fi ierarhice sau funcţionale. 5. Tipuri de organigrame Organigrame rectangulare (verticale sau orizontale) şi circulare Organigrama rectangulară verticală 5. Tipuri de organigrame Organigramele verticale în raport de numărul de subordonaţi ce revin unui conducător pot fi: organigrame de tip grilă; organigrame de tip evantai. 5. Tipuri de organigrame Organigrama orizontală 5. Tipuri de organigrame Organigrama circulară 6. Regulamentul de organizare și funcționare (R.O.F.) R.O.F.: document normativ stabileşte forma de organizare şi conducere a firmei, organismele care alcătuiesc întreprinderea, atribuţiile, sarcinile şi răspunderile care revin fiecărui compartiment de muncă, organ şi funcţie de conducere, descrierea detaliată a legăturilor din cadrul structurii, organigrama întreprinderii, alături de alte precizări. 6. Regulamentul de organizare și funcționare (R.O.F.) Structura R.O.F.: Organizarea unității - dispoziţii generale: actul normativ de înfiinţare, subordonarea ierarhică; precizarea domeniului, ramurii şi obiectului de activitate etc.; statutul juridic al firmei şi regimul său de finanţare; Structura organizatorică: compartimentele de muncă şi relaţiile dintre acestea; consiliile, comisiile şi alte organe care funcţionează în cadrul firmei; unităţile subordonate; organigramele firmei (ca anexă). 6. Regulamentul de organizare și funcționare (R.O.F.) Atribuţii şi sarcini: atribuţiile compartimentelor diagramele de relaţii între compartimentele care colaborează fişele posturilor Conducerea unităţii: AGA şi Consiliul de administraţie; componenţa organelor de conducere participativă; numirea, alegerea sau revocarea membrilor modul de funcţionare a organelor de conducere participativă; competenţe şi responsabilităţi. 6. Regulamentul de organizare și funcționare (R.O.F.) Dispoziţii finale: modul şi durata de aprobare şi intrare în vigoare a ROF; obligativitatea cunoaşterii şi dispoziţii privind difuzarea acestuia; modalitatea de completare şi modificare; mecanismul de menţinere în actualitate a prevederilor; dispoziţii privind corelarea prevederilor regulamentului cu a altor documente cu caracter normativ.